Wanneer moet ik een factuur opmaken?
Dit is met stip de belangrijkste vraag die vele zelfstandigen hebben.
Ben ik verplicht om een factuur op te maken?
Hieronder vind je de geldende regels.
Algemeen principe
We beginnen met het algemene principe. Dit stelt dat iedere zelfstandige met een btw-nummer verplicht een factuur moet opmaken telkens hij goederen levert of diensten verricht. Hierbij is het bedrag niet van belang.
Natuurlijk zijn er uitzonderingen op het hierboven vermelden algemene principe.
Uitzonderingen waarbij geen factuur verplicht is
Als jouw klant een particulier is (lees: zonder btw-nummer) die de geleverde goederen of verrichte diensten uitsluitend privé zal gebruiken.
Voor vrijgestelde handelingen (bv: onroerende verhuur) dient er eveneens geen factuur opgemaakt te worden.
Uitzonderingen waarbij altijd een factuur verplicht is
- Verkoop door groothandelaars, ook als je klant een particulier is
- Verkoop van goederen aan iemand die zelf handel drijft
- Verkoop van nieuwe gebouwen met toepassing van btw
- Werken in onroerende staat
- Verkoop van auto’s en voertuigen zowel nieuw als tweedehands
- Verkoop van onderdelen van auto’s en voertuigen en herstellingen als het bedrag hoger is dan € 125,00 (btw inclusief)
- Verkoop op afbetaling
- Verkoop van grote hoeveelheden die niet bestemd zijn voor privégebruik
- Alle diensten van verhuizing of meubelbewaring
- Leveringen aan ambassades, diplomaten en internationale instellingen
Hoelang moet ik mijn facturen bewaren?
Jouw uitgaande facturen en alle overige boekhoudkundige documenten moet je gedurende 7 jaar bewaren.
Hebben deze documenten betrekking op gebouwen? Dan moet je deze 15 jaar bewaren, gezien de 15-jarige herzieningstermijn op gebouwen.
De hierboven vermelde termijnen starten vanaf 1 januari van het jaar volgend op het jaar waarop de documenten betrekking hebben.
Ter illustratie:
Factuur van 12 maart 2019: termijn begint te lopen vanaf 1 januari 2020.
Wat moet ik op een creditnota vermelden?
Wij raden aan om altijd te verwijzen naar de factuur waarop de creditnota betrekking heeft.
Daarnaast moet je altijd de reden voor de creditnota vermelden.
Tenslotte zet je onderstaande vermelding onderaan je creditnota:
“Btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht”
Ik verkoop goederen aan een particulier buiten Europa. Wat nu?
Als je goederen verkoopt aan een privépersoon buiten Europa van minimum € 125,00, dan moet je geen btw aanrekenen.
Dit is wel onder voorwaarde dat:
- Jouw klant de goederen meeneemt in zijn persoonlijke bagage
- De aankoop niet beroepsmatig is
- De aangekochte goederen uitgevoerd worden binnen 3 maanden na levering
- Je de uitvoer kan bewijzen.
Ik verkoop goederen aan een onderneming binnen Europa. Wat nu?
Je verkoopt goederen aan een onderneming in een andere EU-lidstaat? Dan spreek je over een intracommunautaire levering. Hierbij moet je geen btw aanrekenen.
Voorwaarden:
- Jouw klant is btw-plichtig in een andere EU-lidstaat.
- De goederen worden effectief vervoerd vanuit België naar een andere EU-lidstaat.
Op jouw factuur moet je onderstaande vermelding opnemen:
“Vrijgesteld van btw – art. 39bis W. BTW”
